Como empezar una entidad sin fines de lucro en California
Una Guía Paso a Paso y Recursos Adicionales
Escrito por EMILY CHAN y GENE TAKAGI -- Felicitaciones. Usted tiene una idea para mejorar el mundo y desea hacerlo por medio de una corporación sin fines de lucro. Las buenas noticias son que al crear una entidad sin fines lucrativos en California no es tan difícil, si tiene un plan sólido, un equipo adecuado y capital suficiente para iniciarlo.
La malas noticias son que dirigir una entidad sin fines lucrativos con éxito no es fácil. Necesitará pensar detenidamente como traerá valor al público, como obtendrá fondos, como atraerá personal y/o voluntarios, como creará una Mesa Directiva, y como cumplirá con las leyes que regulan entidades sin fines lucrativos. Su respuesta a estas preguntas determinará si debe crear una corporación sin fines de lucro o si debe considerar otros alternativos. Se discutirá más sobre estos puntos en este artículo.
Preguntas a considerar:
- ¿Es necesario trabajar con un abogado para crear una entidad sin fines de lucro?
- ¿Debe crear una entidad sin fines de lucro? Cuáles son las alternativas?
10 pasos básicos para comenzar una corporación de beneficio público sin fines de lucro de California:
- Determinar el nombre de la corporación
- Redactar y registrar los artículos de incorporación
- Nombrar la Mesa Directiva
- Preparar estatutos y la políticade conflicto de interés
- Toma las acciones iniciales de la Mesa Directiva
- Obtener un número de Identificación de Empleador (EIN por sus siglas en Inglés)
- Registra el formulario inicial del Registro de Fundación de Caridad de California con la oficina del Fiscal General (California Attorney General’s Registry of Charitable Trusts, por su nombre en inglés)
- Registra la Declaración de Información con el Secretario de Estado de California
- Solicitar por exención de impuestos federales por medio del Servicio de Impuestos Internos (IRS por sus siglas en Inglés)
- Solicitar por exención de impuestos de California por medio del Franchise Tax Board
Recursos Adicionales (Sólo en Inglés)
1. DETERMINAR EL NOMBRE DE LA CORPORACIÓN.
Una entidad sin fines lucrativos típicamente es formada como una corporación y su nombre puede ser una ventaja valiosa. En California el nombre de una corporación es aprobada si el nombre no es igual o demasiado similar al nombre de otra entidad ya registrada con el Secretario de Estado de California, o si el nombre no confunde al público. Puede consultar la base de datos actual de nombres existentes en la página de búsqueda de negocios en el sitio web del Secretario del Estado. También puede reservar un nombre por 60 días, mandando por correo una Solicitud de Reserva de Nombre. Debe asegurarse que el nombre no viole los derechos de marca de otras entidades; no siempre es fácil determinar esto, pero un buen inicio incluye realizar una búsqueda de marcas en la base de datos de la Oficina de Patentes y Marcas de las EEUU y una simple búsqueda en Google. Para algunos fundadores también será necesario consultar con un asesor de propiedad intelectual para asegurarse que no violen los derechos de otros y para conseguir que el nombre no sea usado por otras entidades.
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2. REDACTAR Y REGISTRAR LOS ARTICULOS.
Una corporación es creada legalmente cuando los artículos de incorporación son registrado; los artículos típicamente identifican:
Los articulos típicamente son firmados por un solo "incorporador," o sea un fundador, pero también pueden ser firmados por la Mesa Directiva si los administradores son mencionados en los artículos.
Hay un modelo que puede completar e imprimir en el sitio web del Secretario de Estado. Este modelo es un buen inicio pero no provee directrices o consejos de cada aspecto fundamental; por ejemplo, no hay guía para declaraciones de propósitos específicos.
Algunas palabras sobre Declaraciones de Propósitos Específicos: Una extensa declaración de propósito específico provee que la misión de la corporación pueda desarrollarse sin requerir una modificación en los artículos. También podrá ser más fácil cumplir con leyes de fideicomiso de beneficencia que requieren que fondos caritativos sean usados coherentemente con el propósito especifico de la corporación en el momento cuando tales fondos fueron inicialmente adquiridos. Envez, si adopta una declaración de propósito especifico tal como “para restaurar y mantener la Playa Estatal de Pomponio” no podrá usar fondos para restaurar otras playas, pero la declaración ofrece una base más concreta para asegurarse que la corporación mantenga una dirección especifica después de que los fundadores han dejado la corporación.
Para información adicional sobre este tema, lea Starting a Nonprofit: Articles of Incorporation and Specific Purpose Statements.
Más sobre el Agente de Recepción de Notificaciones Legales: Es importante entender que el agente es responsable por recibir demandas y posiblemente otros documentos importantes legales en nombre de la corporación y asegurarse que esos documentos lleguen al Presidente o otro funcionario autorizado, de manera oportuna. Si el agente no lo hace (por ejemplo si la correspondencia no es revisada regularmente cuando él o ella está ausente por un periodo de tiempo prolongado) podría haber consecuencias negativas para la corporación tales como perder una demanda por defecto si la corporación no se presenta a tiempo. Una corporación puede identificar un individuo como agente o puede elegir a pagar un agente corporativo; esto puede ser la opción más preferible si no hay alguien que acepte la responsabilidad o si hay inquietudes por la privacidad (la dirección de calle será parte del registro público).
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3. NOMBRAR LA MESA DIRECTIVA.
Si los directores iniciales no son mencionados en los artículos de incorporación, el incorporador puede y debe nombrar la mesa directiva por medio de un plan de acción por escrito.
Bajo la lay de California, una Mesa Directiva sin fines de lucro puede ser compuesto de un solo director, pero es improbable que el IRS conceda un estatus de 501(c)(3) a una entidad sin fines lucrativos con un solo administrador; la mayoría de entidades sin fines de lucro tienen entre tres a 25 directores.
Los directores deben comprender sus deberes y responsabilidades para actuar con diligencia razonable y con el mejor interés de la corporación, ofreciendo dirección y vigilancia de las actividades, fondos, funcionarios, y cumplimiento legal de la corporación. El sitio web BoardSource ofrece recursos valiosos sobre gobierno corporativo sin fines de lucro, incluyendo Diez Responsabilidades Básicas de Consejos de Entidades Sin Fines Lucrativos (Ten Basic Responsibilities of Nonprofit Boards, por su nombre en inglés); también recomendamos el sitio BoardSource para más información y recursos, muchos de los cuales son gratis.
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4. REDACTAR LOS ESTATUTOS Y LA POLÍTICADE CONFLICTO DE INTERÉS.
Los reglamentos o estatutos de una corporación habitualmente tratan al mínimo, de disposiciones fundamentales relativos a la gestión de actividades y asuntos de la corporación. Reglamentos deben proveer orientación para el consejo y seguridad de prácticas de buena gobernanza para autoridades gubernamentales, los fundadores y otros participantes interesados.
Reglamentos usualmente incluyen disposiciones específicos detallando:
Si la corporación sin fines de lucro tiene miembros votantes, los estatutos necesitarán incluir disposiciones adicionales con respeto a los procesos y derechos de miembros. Entidades sin fines lucrativos considerando una estructura con miembros votantes deben discutir sobre la estructura primero con un abogado, particularmente si no esperan que sus miembros participen activamente en reuniones y ejercen sus derechos de voto. Public Counsel provee un Formulario Anotado de Estatutos para una Corporación de California de Beneficio para Público Sin Fines Lucrativos (Annotated Form of Bylaws for a California Nonprofit Public Benefit Corporation, por su nombre en inglés).
Políticas articuladas independientemente frecuentemente suplementan los reglamentos abordando temas claves de gobernanza y gestión. Por ejemplo, aunque no es requerido por ley de impuestos federales, es considerado mejor práctica que todas las entidades sin fines lucrativos elija una política de conflicto de interés. Adicionalmente, una corporación sin fines de lucro debe describir su política con respeto a conflictos de interés en el Formulario1023 del IRS. Del mismo modo sería ventajoso para la mayoría de entidades sin fines lucrativos a elegir una política similar a la muestra de política proveído en Apéndice A (página 25) de Instrucciones para el Formulario 1023.
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5. TOMA LAS ACCIONES INICIALES EN UNA REUNION DE LA MESA DIRECTIVA O POR UN ESCRITO UNÁNIME CONSENTIMIENTO DE LOS DIRECTORES.
El consejo debe realizar los siguientes acciones:
6. OBTENER UN NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN DE EMPLEADOR (EIN POR SUS SIGLAS EN INGLÉS).
Un oficial o un elegido tercero puede aplicar por y conseguir un EIN.
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7. REGISTRAR EL FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN (FORMULARIO CT-1) CON EL REGISTRO DE ORGANIZACIONES DE BENEFICENCIA DE CALIFORNIA DEL FISCAL GENERAL.
Esta registración anual es un requisito para la mayoría de corporaciones sin fines de lucro de beneficio público, y debe ser entregada dentro de 30 días después de haber recibido el recibo de bienes. El Formulario CT-1 y Instrucciones son disponibles en línea. Los artículos de incorporación y estatutos deben ser incluidos en la forma inicial
La solicitud del Formulario 1023 y la carta de determinación federal (Paso 9) deben ser presentados en cuanto sea recibida la carta de determinación para completar la forma.
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8. REGISTRAR LA DECLARACIÓN DE INFORMACIÓN (FORMULARIO SI-100) CON EL SECRETARIO DE ESTADO.
La Declaración inicialmente necesita estar presentada dentro de 90 días de la fecha de incorporación. Este requisito de registración bienal, que identifica la dirección postal de la corporación, los oficiales principales, y el agente de servicio de proceso, puede ser registrado en línea o por correo. (Se puede encontrar más información e instrucciones sobre completar la Declaración de Información aquí.)
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9. SOLICITAR POR EXENCIÓN DE IMPUESTOS FEDERALES CON EL SERVICIOS DE IMPUESTOS INTERNOS (IRS POR SUS SIGLAS EN INGLÉS) Y RECIBIR UNA CARTA DE DETERMINACIÓN DEL IRS.
Completando la solicitud de exención, Formulario 1023, bajo el Código de Ingresos Internos (IRS por sus siglas en inglés) Sección 501(c)(3) puede ser la parte más difícil del proceso de inicio; es un forma exhaustiva cubriendo 11 Partes y 8 formularios. Afortunadamente, en 2013 el IRS incluyó nuevas útiles y videos con instrucciones en su sitio web para que el Formulario pueda ser llenada correctamente. Una sección que es crítica que sea realizada cuidadosamente es Parte IV, Descripción Narrativa de Actividades, el cual pregunta sobre: cada actividad pasado, presente, o planificado. Incluye información que contesta las siguientes preguntas.
- ¿Qué es la actividad?
- ¿Quién realiza la actividad?
- ¿Cuándo es realizada la actividad?
- ¿Dónde es realizada la actividad?
- ¿Cómo promueve la actividad el propósito de exento?
- ¿Qué porcentaje de tiempo total es asignado a la actividad?
- ¿Cómo es financiada la actividad?
- Enumere cualquier nombre alternativo que utiliza, incluyendo nombres que son “también conocido como…” o “haciendo negocios como…”
Formulario 1023 también requiere información sobre (a) estructura organizativa; (b) compensación y otros arreglos financieros de los oficiales y directores, y ciertamente personal con salario elevado y contratantes independientes; (c) miembros y otros individuos y corporación es que reciben beneficios de la corporación; (d) historia organizativa (por ejemplo, una corporación que fue creada por otra o que previamente recibió patrocinio fiscal necesitará completar un formulario adicional como corporación sucesora); (e) actividades especificas; y (f) actual y/o proyectado estado de ingresos y gastos (los cuales deben ser consistentes con las actividades identificadas).
Parte X es designada para determinar la clasificación de la corporación como fundación privada o caridad pública. Generalmente el estatus de caridad pública es el estatus más favorable fiscalmente, pero requiere que la corporación cumpla ciertos requisitos. Para la mayoría de organizaciones esto significa pasar una prueba de apoyo público que es medido por un período de cinco años. Para organizaciones que anticipan recibir un gran porcentaje de su apoyo de pocas fuentes durante sus primeros cinco años, supervisión y gestión del apoyo público será sumamente importante. Estatus de Caridad Público Simplificado es un recurso en línea útil del Centro de Percepción para el Desarrollo Económico Comunitario (Insight Center for Community Economic Development por su nombre en inglés).
La cuota de registro para Solicitud 1023 al momento es $850, para todos excepto las organizaciones más pequeñas.
Típicamente el IRS se puede tardar 3-4 meses o más para procesar un solicitud del Forumlario 1023 para estatus de exención. Sin embargo, el periodo de espera se puede tardar mucho más si la solicitud aplicación contiene errores, omisiones, o otro información que requiere desarrollo adicional de un departamento especial del IRS. El proceso de solicitud aplicación por el IRS es explicado en más detalle en su página: “¿Donde está mi Solicitud de Exención?”.
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10. SOLICITAR POR EXENCIÓN DE IMPUESTOS DE CALIFORNIA POR MEDIO DEL FRANCHISE TAX BOARD (FTB) DE CALIFORNIA Y RECIBIR UN CARTA DE AFIRMACIÓN DE EXENCIÓN.
Organizaciones con una carta de determinación federal 501(c)(3) pueden solicitar afirmación de California de exención de impuestos, bajo el Código de Ingresos e Impuestos de California sección 23701d del FTB presentando Formulario 3500A junto con una copia de la carta de determinación del IRS. El FTB reconocerá la exención de impuestos por ingresos estatales de la corporación en la fecha efectiva federal. Organizaciones que no tienen una carta de determinación federal 501(c)(3) son requeridos a registrar una solicitud más complicada, el Formulario 3500 para exención de impuestos por ingresos estatales (hay un folleto de instrucciones para esta solicitud). El Formulario 3500A es gratuita, y hay un costo de $25 para el Formulario 3500.
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Recursos Adicionales (Sólo en Inglés):
- IRS "StayExempt.org" especially for 501(c)3s
- Nolo Press: How to Form a Nonprofit Corporation in California
- California Attorney General’s "Guide for Charities"
- Nonprofit Kit for Dummies
- Why Join the California Association of Nonprofits
¿Es necesario trabajar con un abogado para crear una entidad sin fines de lucro?
Aunque muchas organizaciones sin fines de lucro son creadas sin la ayuda de abogados, es fácil cometer errores que serán costosas para corregir en el futuro (tales como creando estructuras con miembros votantes, agregando ilegítimas disposiciones a la plantilla de reglamentos, violando la doctrina de comercialidad, etc.). Recomendamos que profesionales con experiencia estén involucrados – tales como abogados, miembros del consejo con experiencia de incorporación sin fines de lucro y consultantes con experiencia. No debe descartar el valor de un abogado bien informado. Puede encontrar una lista de firmas juridiciales y consultantes que son miembros de CalNonprofits en el Directorio Profesional en línea (busque "Starting a Nonprofit and Staying Compliant.")
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¿Debe crear una entidad sin fines de lucro?
Ya que sabe como crear una entidad sin fines de lucro en California, debe considerar diligentemente si es la opción correcta para sus ideas y para el beneficio del público. Puede ver otros modos de realizar sus sueños, incluyendo trabajando bajo el auspicio de organizaciones sin fines lucrativos existentes. Vea Alternativas a Formando una Corporación Benéfica Sin Fines Lucrativos (Alternatives to Forming a Charitable Nonprofit por su nombre en inglés) . Una alternativa pasada por alto es el patrocinio fiscal; una asociación sin fines de lucro puede permitir un grupo a funcionar bajo su supervisión indefinidamente con la opción de que el grupo pueda formar su propia corporación el futuro.
Para más información sobre patrocinio fiscal vea Conceptos Básicos del Patrocinio Fiscal de la Asociación de Abogados de San Francisco.
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Sobre los Autores: Emily Chan y Gene Takagi
Abogados Emily Chan y Gene Takagi escribieron esta guía para la Asociación de Organizaciones Sin Fines de Lucro de California (CalNonprofits) como parte de su trabajo pro bono.
Emily Chan, es una asociada del NEO Law Group (Grupo de Derecho de NEO), fue reconocida en el 2012 Outstanding Nonprofit Lawyer – Young Attorney by the Nonprofit Organizations Committee of the American Bar Association.
Gene Takagi es el abogado administrador del NEO Law Group, adjunto profesor en la Universidad de San Francisco y editor colaborador del Nonprofit Law Blog.
Los pueden contactar por medio de www.neolawgroup.com o por 415-977-0558.
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Sobre The California Association of Nonprofits (CalNonprofits)
The California Association of Nonprofits (CalNonprofits) es una alianza estatal de casi 10,000 organizaciones, representando y promoviendo el sector sin fines de lucro de California. CalNonprofits tiene oficinas en San Francisco, Los Angeles, Sacramento y San Diego. http://www.calnonprofits.org/
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Versión descargable aquí.